Comment animer une réunion de travail

Une équipe se réunit pour prendre une décision ; pour ce faire l'animateur doit favoriser l'expression des avis.
32

Comme toute tâche professionnelle, la réunion de travail a un objectif. Elle doit permettre à une équipe de prendre les décisions qui vont faire avancer ou faciliter leur travail. Chacun doit prendre la parole et le rôle de l'animateur est d'aider le groupe à produire des idées. Animer une réunion n'est donc pas réunir un groupe et lui asséner des avis et des informations. Il y a diverses autres raisons de réunir un groupe pour le travail qui ne sont pas pour autant des réunions "de travail".

Réunir un groupe de personnes répond à divers objectifs qui impliquent divers styles d’animation

Il peut s’agir de donner ostensiblement une information commune à tous les membres de l’entreprise (briefing). En effet, mieux vaut que tous aient assisté au même meeting pour ne pas soupçonner qu’un message différent ait pu être diffusé en fonction des groupes. Il s’agit donc de faire passer une information de l’orateur vers le public qui peut compter jusqu’à 300 personnes dont on n’attend pas qu’elles prennent la parole. L’important est alors de travailler son texte, sa voix, son élocution et son attitude.

Il peut s’agir de recueillir des avis (débriefing) ou d’échanger des avis (séminaire) sans aller jusqu’à débattre. Le groupe peut atteindre 300 personnes qui seront alternativement ensemble ou réparties en ateliers. Ce genre d’animation demande plusieurs animateurs formés à l’animation de grands groupes.

Il peut s’agir de faire acquérir une compétence à chacun des membres du groupe réuni (formation). Le groupe doit être restreint (12 personnes maximum) et l’animateur formé à l’enseignement participatif pour adulte. Si ces deux conditions ne sont pas remplies il ne s’agit pas d’une formation mais d’un briefing.

La réunion de travail a pour objectif une décision commune

Il peut s’agir enfin d’une réunion de travail dont le but est de prendre une décision en commun. C’est le cas aussi bien des réunions de direction que des réunions d’équipes qui souhaitent faire le point et analyser les dysfonctionnements rencontrés pour les résoudre et aller de l’avant.

Il n’est pas nécessaire que le responsable de l’équipe anime les réunions de travail. Cette fonction peut être avantageusement déléguée à un collaborateur compétent (qui éventuellement jouerait les contradicteurs s’il ne l’assurait pas). Mais il est indispensable que le groupe soit restreint pour que chaque participant puisse échanger avec chaque autre.

L’animateur prépare la réunion

L’animateur prépare tout ce qui va aider le groupe à produire : il réunit la documentation nécessaire, prépare les éventuelles projections, choisit éventuellement les experts qui devront intervenir…

Il prépare tout ce qui va faciliter son animation : il réserve la salle, l’organise, choisit la méthode de réflexion qu’il appliquera, rédige l’ordre du jour et envoie les convocations 15 jours à l’avance pour que les participants aient le temps d’y réfléchir.

Il prévient tout ce qui pourrait nuire au bon déroulement de la réunion en n’invitant, notamment, que des personnes absolument concernées et surtout pas de perturbateurs notoires. Choisir exclusivement les participants concernés permet aussi de ne pas céder à la réunionite génératrice de stress .

15 minutes, au début, pour s’organiser font gagner un temps fou !

Il est indispensable en début de réunion, d’éliminer toutes les questions matérielles qui pourraient préoccuper les participants et les empêcher de s’impliquer : où sont les toilettes ? Quand sera-t-on libéré ? Peut-on avoir du café ? Est-ce qu’on déjeune ensemble ? etc.

L’animateur rappelle ensuite l'objectif de la réunion, sa durée, propose une division du temps pour chaque point à l’ordre du jour et une méthode de travail (5M, Ishikawa, arbre des causes, matrice de Porter, brainstorming, carte mentale…)

Il annonce les règles de fonctionnement,notamment pratiquer l'écoute active : écouter celui qui parle sans l’interrompre puis demander la parole.

Pour être tout à son animation, il délègue la prise de note et la rédaction du compte rendu (s’être mis d’accord sur la forme à donner au compte rendu) ainsi que la gestion du temps. Quelqu’un signalera qu’un point déborde du temps qui lui a été imparti.

Enfin, avant de commencer à animer la réunion, il s'assure de l'accord de chaque participant sur l'objectif et l’organisation qui vient d’être mise en place. Tout cela prend un quart d’heure qui n’est pas de la perte de temps, au contraire !

Pour favoriser l’expression, l’animateur ne doit surtout pas être directif

Le débat lancé, l’animateur s’efforce de faire produire le groupe en exposant clairement chaque point à l’ordre du jour, sans donner son avis, puis il se contente d’écouter les interventions, de les synthétiser si elles sont longues et de faire approuver sa synthèse par son auteur. Il pose des questions lorsqu’une opinion minoritaire semble se faire étouffer. Il doit s’assurer qu’elle est bien minoritaire avant de la laisser s’éteindre.

Il régule en rappelant le sujet débattu, renvoie à leur auteur ou au groupe les questions qu’on lui adresse (« Et vous-même, qu’en pensez-vous ? » ou « Et qu’en pensent les autres ? » ou encore « Quelqu’un d’autre partage-t-il cet avis ? »).

Il supervise la gestion du temps et la prise de note en reformulant lentement les points à inscrire au compte rendu.

Il conclut la réunion par une synthèse des décisions prises et remercie les participants.

L’animateur assure le suivi de la réunion

L’animateur rédige ou suit la rédaction du compte rendu ou du PV de la réunion . Il suit également l’exécution des décisions prises et figurant au compte rendu .

Par ailleurs, pour lui-même et ses animations à venir, il évalue la qualité de la production du groupe par rapport à son attitude et de la méthode de réflexion qu’il avait choisie. Il évalue également la qualité du circuit d’information (convocations, formation au travail en réunion, connaissance de l’environnement professionnel…)

Comme toute action, animer une réunion de travail suit la démarche :

  1. Je n’exécute rien sans l’avoir préparé,
  2. J’évalue tout ce que j’ai exécuté,
  3. J’améliore toujours ma prochaine préparation.

Sur le même sujet