Comment rédiger un compte rendu de réunion efficace

Un compte rendu doit être rédigé pour être utile à ceux qui devront agir en fonction des indications qu'il contient.
228

Les comptes rendus de réunion calqués sur un modèle préhistorique qu’on croit obligatoire sont malheureusement le plus souvent inutilisables car incompréhensibles, ennuyeux et trop longs. En effet, l’information utile y est noyée au milieu d’un flot de commentaires sans intérêt et de formulations désuètes. Pour bien rédiger un compte rendu de réunion , il suffit de vouloir faire atteindre son objectif à cet écrit.

Le compte rendu est le témoignage neutre de ce qui s’est dit en réunion

L’objectif du compte rendu est d’être utile à ceux qui devront agir en fonction des décisions prises en réunion. Certes il sera archivé et on en gardera la trace, mais ce n’est pas sa fonction essentielle. La priorité est opérationnelle : le compte rendu témoigne de la réunion dans le but d’agir.

Les différents acteurs (financiers, administratifs, techniques) devront tous le comprendre et comprendre ce qu’ils doivent faire à partir des décisions prises en réunion. C’est-à-dire qu’il devra être clair pour les gens de terrain, mais aussi pour ceux qui ne connaissent pas la technique. Et il faut surtout éviter de l’encombrer de tout élément qui ne servira à personne.

Le compte rendu sténographique capture 90% des mots prononcés

Contrairement à ce que son nom indique le compte rendu sténographique n’est pas rendu en sténo. Cependant il retranscrit la réunion de façon chronologique et pratiquement mot à mot en employant des formules telles que «M. Untel prend la parole pour déclarer que… Mme Machin rétorque que… M. Truc s’offusque en déclarant… M. Chose le soutient…».

Il demande au rédacteur de posséder un large vocabulaire notamment en verbes d’expression. Il lui prend beaucoup de temps de retranscription mais ne lui demande aucun effort de prise de note car il suffit de noter en sténo ou d’enregistrer la réunion .

Il est difficile à exploiter. On ne l’emploie plus que quand on craint que les participants reviennent sur leur parole en contestant la reformulation de leurs dires.

Le compte rendu analytique reformule et classe 60% des mots prononcés

Au lieu de suivre le déroulement de la réunion , le compte rendu analytique regroupe thème par thème la substance de la discussion. Cela présente l’avantage de l’aération, de la clarté, de la répartition des sujets en fonction des différents destinataires. Le compte rendu de réunion est efficace. En revanche, cela demande au rédacteur plus d’efforts de prise de note et de concentration. Mais une prise de note organisée, préparée avant la réunion réduit considérablement le travail de rédaction proprement dit.

L’ordre du jour d’une réunion est communiqué 15 jours avant et cela pour que les participants puissent y réfléchir et préparer leurs interventions. De la sorte, la réunion est dynamique et peut se dérouler dans le temps qui lui a été imparti.

Les participants qui souhaitent prendre des notes, dont le rédacteur, ont le temps de préparer des tableaux leur permettant d’identifier et de noter l’information essentielle : celle qui répondra aux questions à l’ordre du jour. Ils peuvent, par exemple, croiser le nom des participants et les différents aspects de la question (technique, légal, financier…) ; croiser les différents points à l’ordre du jour et les questions de l’heptamètre de Quintilien QQCCOQP (qui, quoi, comment, combien, où, quand, pourquoi). Toute idée est bonne si elle est utile.

Le compte rendu synoptique répartit dans un tableau 30% des mots prononcés

Le compte rendu est en fait un tableau qui aura servi à la prise de note et qui aura été mis au propre. Il aura été construit en fonction des informations jugées nécessaires. Par exemple pour une réunion faisant le point d’un projet, il est nécessaire de savoir qui fait quoi, avec quels moyens et pour quelle date. Le tableau synoptique reprend donc ces thèmes en intitulés de colonnes.

Les cases contiennent des phrases simples voire du style télégraphique. On peut dire que le compte rendu synoptique est la plus extrême compression de la substance exprimée lors d’une réunion . Il est on ne peut plus efficace (voir exemple en illustration).

Il ne peut y avoir de bon compte rendu d’une réunion mal animée

Pour qu’un compte rendu soit encore plus efficace, les informations administratives (date, lieu, présents, approbation du compte rendu de la réunion précédente…) qui sont, d’ordinaire, noyées dans l’introduction, sont réparties dans un tableau qui sert de page de garde au document. Le compte rendu proprement dit est concentré sur la substance utile.

Un inconvénient subsiste toutefois quel que soit le type de compte rendu : il ne peut pas être clair si la réunion est mal animée.

Sur le même sujet