Différence entre note, note de service et note de synthèse

La note est une lettre interne, la note de service un rappel du règlement et la note de synthèse la réponse à une question que se pose un décideur.
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Les écrits professionnels posent problème lorsqu’on les considère comme une tâche à accomplir. En changeant d’angle de vue et en les considérant comme moyen d’atteindre un objectif, leur diversité est mieux comprise et la façon de les rédiger devient évidente.

La note remplace la lettre en interne

La note, que certaines entreprise appellent de l’anglicisme « memo » (de memorandum) n’est ni plus ni moins qu’une lettre adressée en interne. Elle s’adresse d’une fonction à une autre. Selon les circonstances, elle annonce une nouvelle officielle ; elle fait le point (et sert de compte rendu ) sur une action en cours ou récapitule ce qui a été convenu lors d’un entretien ; elle accompagne et commente des documents ; elle convoque ; elle précise le déroulement d’un événement… En fait, elle remplit toutes les fonctions qu’une lettre peut remplir.

Comme ce document ne voyage pas par la poste mais suit les chemins de la communication écrite interne, elle ne se présente pas comme la lettre qui elle, porte les indications nécessaires à sa distribution en externe. Une note est rédigée sur papier à en-tête, elle est datée, nantie d’un objet et d’une référence si elle s’appuie sur un texte ou le commente et elle est signée.

La note s’adresse à une fonction ou à un groupe

La note ne comporte pas d’adresse de destinataire mais un titre : « Note à l’attention de… ». Il peut s’agir d’une fonction « à l’attention du DRH » par exemple, ou d’un groupe « … à l’attention des participants au congrès de… » ou d’une catégorie de personnel «… à l’attention du personnel en CDD » ou d’un service «… à l’attention du personnel du service fabrication ».

La note, comme la lettre, est rédigée en style personnel

La note est rédigée en style personnel. Elle s’adresse à « Madame » si la fonction est actuellement tenue par une femme, ou à « Monsieur » ou à « Messieurs » (les sensibilités actuelles ont tendance à favoriser la formule « Madame, Monsieur » lorsqu’il s’agit d’un groupe qu’il soit masculin ou mixte). Si elle s’adresse à un groupe exclusivement féminin, comme cela est le cas pour certaines branches, « Mesdames » sera préférable. Il est important de montrer qu’on ne se contente pas de recopier un modèle, mais qu’on a pris la peine de s’intéresser à l’identité des destinataires. En tous cas, dans le domaine du travail, entreprise ou administration, il n’y a pas de demoiselles. Il n’y a aucune raison que la vie privée apparaisse si facilement pour les femmes alors que ce n’est pas le cas pour les hommes.

La note de service rappelle un point de règlement

La note de service est le document qui annonce une nouvelle disposition réglementaire. Elle rappelle aussi, souvent après une infraction, un point du règlement intérieur. Elle s’adresse à toute l’entreprise ou au service particulièrement concerné.

Elle est présentée de la même manière que n’importe quelle note, si ce n’est que son titre comportera « Note de service à l’attention de… »

Ayant un destinataire collectif, elle sera rédigée en style impersonnel. Le style impersonnel résulte d’une association de forme passive (les choses font les actions et non pas « on » ou « vous »), par exemple « Le décret X définissant la procédure à respecter, chacun devra… » plutôt que « En application du décret X vous devrez respecter la procédure consistant à… » ; association de la forme passive et du style impersonnel, par exemple « Il a été constaté que… » plutôt que « on a constaté que » ou « nous avons constaté que… ».

Elle expose ou rappelle, donc, un point du règlement, mais sans faire allusion aux faits qui nécessitent ce rappel. Le souci aura été réglé en privé.

La note de synthèse répond à une question à partir de plusieurs documents sur le thème

La note de synthèse est un document d’aide à la décision. Il est rédigé par un documentaliste ou un collaborateur chargé de dossiers (personnel, clients, fournisseurs, veille techniques…). Il répond à la préoccupation ici et maintenant d’un décisionnaire. Il devra récapituler les services d’un salarié en vue d’une récompense ou d’un licenciement ; il devra récapituler l’activité d’un client ; il devra comparer ce que proposent divers fournisseurs ; il devra faire état des nouveautés techniques et de leur utilisation possible dans l’entreprise.

La note de synthèse est un document neutre dans lequel le rédacteur se contente de recueillir ce qu’il a pêché dans les documents. Bien qu’adressé à une fonction en particulier, cet écrit est rédigé en forme impersonnelle car il est archivé comme élément du traitement d’une affaire et restera consultable à long terme.

Dans tous les cas, le meilleur moyen pour bien rédiger est de se concentrer sur l’objectif du document plutôt que de chercher, comme un bon élève, à reproduire la forme idéale. Un document professionnel est fait pour être utile, pas pour encombrer les archives, ni pour embêter les rédacteurs.

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