Les règles de rédaction des mails (courriels) en entreprise

Le mail, email ou courriel en entreprise se rédige différemment selon son objectif et les circonstances qui font qu'on écrit à une personne ou à sa fonction
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Les progrès aidant, on aurait pu s’imaginer être débarrassé de la rédaction des écrits professionnels. Or les échanges par mail (courriel) se développent, causant une sérieuse remise en question des compétences en expression écrite (voire de l’enseignement de l’expression écrite, mais c’est un autre sujet).

L'email (ou « courriel » selon la publication au Journal officiel du 20 juin 2003 de la décision de la commission de terminologie de l’informatique) est devenu le moyen le plus couramment employé pour les échanges professionnels en tous genres. Cependant, laissant des traces, contrairement à l’oral, et moins formel que la lettre, le mail (courriel) embarrasse souvent son rédacteur. On ne saurait en fournir un seul modèle mais voici quelques exemples.

La communication par mail (courriel) s’intensifie

Le mail (courriel) sert aux échanges courants au sein d’un service ou d’une entreprise. L’ensemble des collaborateurs reçoivent régulièrement des informations et de brèves consignes pour mener à bien leur travail. Ils en rendent compte par mail (courriel) après l’avoir effectué, ou font part de leurs difficultés et demandent des conseils par le même moyen.

Ils échangent entre eux toujours par ce moyen.

Dans ce type d’échanges, on peut distinguer deux genres de mail (courriel) : le mail (courriel) bref entre collaborateurs qui sont dans l’action et qui se considèrent entre eux, le plus souvent, comme des personnes et le mail (courriel) « compte-rendu » qui s’adresse à ceux qui supervisent l’action et que l'on doit considérer, à ce moment-là, essentiellement comme la fonction qu'ils occupent.

Le mail (courriel) bref entre personnes qui sont dans l’action

Le mail (courriel) échangé entre ceux qui sont dans l'action est proche du petit coup de téléphone ou du message manuscrit laissé pour passer une information ou une consigne. Il n’exige pas de forme particulière. Mais il doit être clair et précis. Son objectif est exclusivement sa compréhension par son destinataire. Ce dernier doit pouvoir s’en servir pour son travail sans complément d’information. Sa forme dépendra du degré d’intimité entre les correspondants.

Le mail (courriel) « compte-rendu » qui s’adresse aux personnes qui supervisent l’action

Le mail (courriel) adressé au superviseur sera plus complet car un responsable supervise souvent plusieurs opérations et plusieurs projets. Il est indispensable de le remettre dans le bain avant de lui faire part de l’actualité. Ce mail (courriel) sera rédigé en trois ou, éventuellement, quatre parties lorsqu'il est accompagné d'une demande :

  1. Rappel bref de l’objectif de l’opération et de son déroulement prévu,
  2. Identification de la phase actuelle,
  3. Description concrète de l’état des lieux,
  4. Demande éventuelle (conseils, moyens, etc.).
compte-rendu

Officiel et susceptible d’être archivé à long terme et même d’être exhumé des années plus tard, ce mail sera rédigé en forme impersonnelle (il ne s’adresse pas au destinataire en tant que personne, mais à sa fonction) comme les écrits professionnels traditionnels (sauf la lettre), quel que soit le degré d’intimité entre les correspondants.

Le mail (courriel) adressé à l’extérieur de l’entreprise

Un mail (courriel) peut être adressé à l’extérieur de l’entreprise pour un simple échange d’information avec un fournisseur ou un client. Dans ce cas, il est comparable au mail (courriel) entre personnes d’une même entreprise qui sont dans l’action et qui a été décrit plus haut. Sa forme évolue avec l’évolution des rapports entre correspondants. C’est-à-dire qu’il passe progressivement des formules rigides qui s’adressent à une fonction, par exemple :

Bonjour,

Je vous envoie ce jour la fiche pratique pour la session X.

Je vous serais reconnaissant de me signaler les défections.

Cordialement

Y

aux formule plus décontractées qui s’adressent à la personne, par exemple :

Si !!!!!!!!!! je suis disponible !

Enfin une date commune !

Au 15 et A+

et du voussoiement au tutoiement. Il faut prendre garde de ne pas brûler les étapes pour que les relations restent détendues. Pour cela il faut parvenir à ressentir l’état d’esprit du correspondant : se considère-t-il comme une personne au travail ou essentiellement comme une fonction ?

Un mail (courriel) peut être adressé à l’extérieur de l’entreprise pour toucher de nouveaux prospects. Il s’agit, à ce moment là d’une opération marketing qui doit être étudiée en tant que telle. Ce n’est pas l’objet de cet article.

Le mail (courriel) de candidature à un emploi

Dans le cas d’une candidature à un emploi, sauf indication contraire du recruteur, le mail (courriel) ne sert qu’à transporter la lettre de motivation et le CV qui sont en pièces jointes qui, imprimés, auront un meilleur aspect. Il devra donc être bref. Mais il sera soigné car c’est à travers lui que le candidat laissera une première impression au recruteur et il faut qu’elle soit positive, par exemple :

Bonjour,

J’ai appris par (nommer la source) que vous recherchez un (nommer l’emploi) expérimenté.

Je me suis accompli dans cet emploi pendant (durée) chez (employeur) que je n’ai quitté que parce que (la maison a fermé / j’ai dû déménager pour des raisons familiales / un autre employeur m’a fait miroiter un poste plus intéressant…).

J’aimerais revenir au métier auquel je me suis formé par goût. C’est pourquoi je vous prie d’examiner mon CV que vous trouverez en pièces jointes.

Cordialement,

(prénom suivi du nom)

La langue française et les mails (courriels)

Quel qu’il soit, en entreprise, un mail (courriel) fait parti des écrits professionnel et doit être écrit dans une langue correcte. Si vous pensez employer trop souvent les mêmes mots et manquez de précision, utilisez un dictionnaire de synonyme . Attention, il ne suffit pas d’en choisir un au hasard, les synonymes apportent toujours une nuance de sens. Il faut donc vérifier cela dans un dictionnaire. Pour la conjugaison des verbes, Le Conjugueur est à votre disposition. Et si vous avez besoin de conseils supplémentaires sur le sens, les accords, la concordance des temps, etc. les cotélépapoteurs du forum « Français notre belle langue » se feront un plaisir de vous donner un coup de main.

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