Exploiter efficacement un dossier pour en faire la synthèse

Pour qu'une note de synthèse remplisse sa fonction d'aide à la décision, il faut prélever avec méthode l'information contenue dans le dossier.
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Une note de synthèse est un écrit professionnel destiné à faciliter la décision d’un cadre. Elle doit lui fournir de manière claire, ordonnée et neutre les éléments qui répondent à ses préoccupations du moment, et seulement ceux-là parmi le contenu du dossier. L’objectif est qu’il ait l’information utile à sa décision sans revenir au dossier. Savoir rédiger dans un style dépouillé et précis est certes nécessaire, mais irréalisable quand l’information qui convient n’a pas été réunie et réorganisée de façon logique. Une méthode de synthèse de dossier est indispensable.

Le plan d’une note de synthèse doit contribuer à sa compréhension

Les écrits sont trop souvent définis par leur forme alors qu’ils devraient l’être par leur objectif. Les écrits professionnels ne sont pas des devoirs scolaires qui répondent à des normes et sont des exercices d’apprentissage. Ils doivent avant tout être utiles au travail. Ainsi, une note de synthèse doit aider à la décision.

Ce qui est prioritaire, c’est que l’information recueillie soit la bonne et qu’elle soit retranscrite de façon correcte, compréhensible et logique. Le plan doit donc regrouper les éléments de même nature débusqués dans les différentes pièces du dossier et les ordonner de façon logique, en procédant du général au particulier, par exemple :

  • Qu’est-ce que c’est ? + A quoi ça sert ? + Comment ça marche ?
  • Situation + Problème + Résolution + Informations de détail (SPRI).

L’introduction est le résumé du corps du document

Le corps du texte est, bien sûr, coiffé d’une introduction qui le présente en reformulant l’objet, en explicitant la nécessité de le traiter (pourquoi ici et maintenant ?) et en annonçant le plan suivi dans la synthèse. Le moyen mnémotechnique pour retenir la construction de l’introduction est REXAN : R comme reformuler ; EX comme expliciter et AN comme annoncer.

Une note de synthèse n’a pas de conclusion puisque, dans les écrits professionnels, la conclusion est la seule partie où le rédacteur peut émettre un avis. Dans un document neutre comme la synthèse de dossier, il n’y a pas d’avis à donner. Dotée d’une conclusion émettant un avis (« Comment exploiter ces informations dans notre entreprise ? » par exemple), une note de synthèse devient un rapport .

Construire ce plan pendant l’exploitation du dossier

C’est en prenant des notes arborescentes (on appelle aussi cela méthode heuristique ou carte mentale) que l’on va classer l’information tout en la recueillant.

Il s’agit de noter l’objet de la note dans un encadré au centre d’une feuille de papier prise dans le sens « paysage » pour disposer de lignes horizontales plus longues. Pendant l’exploitation du premier document, chaque information en rapport avec l’objet est répartie en différentes branches traitant un aspect de l’objet et chaque information détaillant un de ces aspects est répartie en rameaux à partir de chaque branche. L’information est reformulée en style télégraphique voire en signes ou petits dessins. Il est fait de même pour chacun des autres documents en créant (de moins en moins) de nouvelles branches et en complétant les ramifications. L’information éparse dans les documents est ainsi distribuée en « bouquets » thématiques qui deviendront chacun un paragraphe rédigé. (Voir l’exemple donné en illustration ; chaque couleur représente un document).

Ne jamais perdre de vue les préoccupations à l’initiative de la synthèse

Pour exploiter efficacement un dossier, il est primordial de ne jamais perdre de vue les préoccupations du cadre qui a commandé la synthèse. Elles sont en rapport avec l’entreprise et avec sa fonction. S’il n’a pas été assez précis, il est toujours possible de lui demander l’orientation qu’il souhaite.

A chaque mot de cette commande correspond une indication pour identifier ce qu’il faut noter dans l’arborescence et ce qu’il faut abandonner. La recherche sera plus générale si le cadre veut « avoir une idée » du contenu ; elle sera plus précise s’il souhaite qu’on lui « explicite une réglementation » ou qu’on lui « précise les causes d’une décision » ou encore qu’on lui « compare divers produits » en vue d’un achat.

S’appuyer sur la nature des documents pour les écrémer

L’écrémage est une stratégie de lecture rapide qui a pour objectif d’identifier rapidement et sûrement l’idée générale d’un document, les passages à retenir et ceux qui sont inutiles. Il s’agit de regrouper mentalement en une seule formule l’information contenue dans les titres, les intertitres, les légendes d’illustrations, la conclusion et l’introduction. Sans aucune hésitation, si le document a été correctement rédigé, l’idée générale est dans la formule qu’on a échafaudée. Reste à rejeter ou garder le document en fonction de son intérêt par rapport à l’objet de la synthèse, voire n’en garder que quelques paragraphes.

S’il s’agit de document réglementaires (décrets, arrêtés, circulaires…) il faut apprendre à les connaître : savoir leur fonction et à quel endroit du document se trouve tel ou tel type d’information.

L’écrémage se pratique sans lire la totalité du document. A son issue, l’énorme dossier est réduit et le rédacteur en a une idée superficielle qui va l’aider à faire le travail de prise de notes arborescentes.

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